Télétravail : Suresnes avait pris de l’avance

Avec la mise en œuvre des consignes de confinement le 16 mars, le télétravail est soudainement devenu une norme et une exigence pour les salariés français. Mais dans de nombreux cas, et notamment dans la Fonction publique,  ce travail à distance n’en était encore qu’à ses balbutiements.

Ce fut tout l’inverse à Suresnes dont les services n’ont pas été pris au dépourvus puisque la ville avait étudié, expérimenté, et déployé progressivement le télétravail pour les agents éligibles en prenant en compte toutes ses dimensions matérielles et technologiques mais aussi de management et prévention des risques.

Dès septembre 2017, après un accord signé en mai avec les représentants syndicaux, une première phase d’expérimentation avait été lancée, suivie en 2018 d’une deuxième session de test. La pérennisation de ce dispositif a ensuite fait l’objet d’un accord avec l’ensemble des syndicats en septembre 2019, dans le cadre d’un dialogue social fructueux mené par la Ville et le télétravail a été officiellement mis en place en octobre 2019. Les 56 agents concernés et leurs managers avaient bénéficié de sessions de formation pour les accompagner dans la prise en main des différents outils nécessaires et dans la gestion de la relation de travail.

L’avance prise dans la mise en œuvre du télé travail s’est donc révélée précieuse pour maintenir la continuité des services et l’efficacité de l’administration communale lors de l’entrée en confinement.

Là où dans le secteur privé et plus encore  dans la Fonction publique (où le télétravail n’est encore qu’embryonnaire) de nombreuses entreprises et administrations ont dû improviser une organisation, en deux jours Suresnes était prête à faire face.

Dès le 13 mars (au lendemain de l’intervention du Président de la République Emmanuel Macron) les techniciens de la DSI (Direction des systèmes d’information) ont configuré en 2 jours une trentaine de PC portables afin de déployer le télétravail. Puis la distribution s’est accélérée : une vingtaine de portables supplémentaire ont été commandés en urgence et configurés en un temps record par les techniciens puis remis aux agents tout en respectant les consignes sanitaires.

Au total 57 nouveaux agents ont été dotés de PC et 219 personnes peuvent travailler à distance avec un accès complet et sécurisé (par connexion VPN) au réseau, à leurs données, aux logiciels métiers,  et à une solution de visioconférence qui leur permet d’inviter tant leurs collègues que des personnes  extérieures. Dans le même temps 40 lignes fixes ont été basculées vers des portables.

On a tout de suite pris conscience de l’ensemble des risques qu’allait engendrer ce confinement. Nos journées sont beaucoup plus longues, les réunions s’enchaînent, on lit nos mails en continu….N’étant plus choisi mais contraint, n’étant plus occasionnel mais quotidien, le télétravail  d’évidents risques d’isolement, d’enfermement et de désocialisation

Mais l’adaptation technique n’est pas le seul défi : le télétravail est aussi un enjeu de management et de prévention des risques psycho-sociaux. Un sondage OpinionWay effectué du 31 mars au 8 avril auprès de 2 000 personnes a montré que le confinement pesait sur l’état de santé psychologique des salariés, près de la moitié des collaborateurs (44 %) présentant en effet anxiété et détresse psychologique, et relevait que si le télétravail n’est pas un facteur de risque en lui-même, les conditions dans lesquelles il est exercé doivent être prises en compte.

De nombreux agents ou salariés se sont retrouvés propulsés dans le télétravail sans préparation, contraints de s’équiper, parfois à leur frais, ou d’utiliser leur forfait téléphonique personnel, et ont été confrontés à la difficulté du management à distance.

Sur ce terrain aussi Suresnes avait pris de l’avance. « On a tout de suite pris conscience de l’ensemble des risques qu’allait engendrer ce confinement. Nos journées sont beaucoup plus longues, les réunions s’enchaînent, on lit nos mails en continu…., constate Béatrice de Lavalette, adjointe au maire, déléguée aux Ressources Humaines et au Dialogue Social qui a  mené un Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail exceptionnel…en visio-conférence pour « faire part aux syndicats des mesures de prévention et de protection que nous souhaitions prendre pour garantir la santé et la qualité de vie au travail des agents et assurer la continuité d’un service public minimum ».

Le déploiement du télétravail au sein de l’administration communale a d’ailleurs été mis en œuvre dans le cadre d’un projet plus global « Incarnons le travail de demain » de transformation de la fonction publique.

Depuis 2017, les risques spécifiques au confinement avaient donc été identifiés et analysés collectivement dans le cadre du travail mené par les Ressources humaines et du Dialogue social fructueux entretenu avec les syndicats.

 « N’étant plus choisi mais contraint, n’étant plus occasionnel mais quotidien, le télétravail 5 jours sur 5 porte en lui, à court et moyen terme, d’évidents risques d’isolement, d’enfermement et de désocialisation qui peuvent nuire à la qualité de vie au travail et à l’efficacité des agents, d’autant plus lorsqu’il s’exerce dans un environnement peu adapté (partage de l’espace familial, etc…) explique Béatrice de Lavalette. C’est la raison pour laquelle, dès le début nous avons proposé un accompagnement aussi personnalisé que possible, pour qu’aucun agent ne se sente mis à l’écart du collectif de travail. Par ailleurs, la possibilité a été offerte aux agents qui seraient contraints de rester chez eux sans pouvoir télétravailler de prêter main forte à leurs collègues qui en auraient besoin ».

Enfin l’adaptation de l’organisation du travail à l’exigence du confinement ne s’arrête pas au télétravail. Ainsi la DSI a étudié et mis en œuvre rapidement un processus d’inscriptions scolaires dématérialisées. Une trentaine d’inscriptions a pu être gérée dès le mardi 31 mars. La mise en place du parapheur électronique avec une mise en production progressive et ciblée est en train d’être finalisée. L’organisation d’un conseil municipal en visio-conférence est également à l’étude.

Valérie Gaude, Directrice du pôle éducation

« Si nous avons pu nous adapter, le  télétravail  y est pour beaucoup »

Valérie Gaude, Directrice du pôle éducation,  a plongé dans le télétravail en même temps que dans la gestion de crise à l’annonce du confinement.
Sa mission « maintenir la continuité des services essentiels de l’éducation ». Déjà dotée d’un ordinateur portable elle n’était pas elle-même télétravailleuse mais avait cependant une expérience de manager de télétravailleur et était donc « déjà sensibilisée aux spécificités d’organisation et aux enjeux du management ».

Ce ne fut pas du luxe pour celle qui a dû « adapter en temps réel toute l’organisation du travail » dans un secteur, l’éducation, qui (après celui de la santé) fut le premier impacté par le confinement avec la fermeture des écoles.

Répartir la charge de travail

« En deux jours tous les chefs de service ont été dotés d’un PC avec connexion VPN. On a pu ensuite étaler l’équipement des agents et répartir la charge de travail en fonction des besoins et de leur situation personnelle. Tout le monde n’a pu être doté, nous avons dû prioriser en fonction des missions de chacun et des échéances à tenir.».
Depuis les urgences ne cessent de s’enchaîner   «  dans une impression générale de course contre la montre qui recommence  chaque jour ».

Il a fallu, entre autres, organiser une permanence téléphonique et une gestion des demande svia une adresse mail générique pour répondre aux questions des familles, organiser l’accueil des enfants des personnels soignants en adaptant les activités et organisations au cadre sanitaire et en mettant en œuvre un protocole de nettoyage et désinfection strict, , garantir le maintien des inscriptions scolaires et le traitement de la facturation en générant de nouvelles télé-procédures .

« Si nous avons pu nous adapter, la qualité du télétravail  et de son organisation par nos collègues de la Direction des Systèmes d’information  et des Ressources humaines y est pour beaucoup. Nous avons de chez nous un accès complet à nos dossiers et, ce qui est primordial, aux logiciels métiers. Quant aux applications de visio conférence, elles ont permis très vite d’humaniser et de mieux coordonner notre fonctionnement ».

Ces actions ont bien sûr aussi été rendues possible grâce à la capacité d’adaptation  de chacun et à l’engagement pour le service public des équipes  dont Valérie Gaude salue la mobilisation.

Avec pour elle désormais une responsabilité particulière : « faire en sorte qu’en dépit de la différence de leurs situations matérielles et de leurs contraintes familiales, tous les agents soient au courant des actions mises en œuvre par les collègues et que chacun à sa mesure  puisse sen sentir impliqué. »

Désormais plongée dans la préparation des modalités du déconfinement, tout autant jalonné d’incertitudes que les semaines passées, Varié Gaude aura besoin de son énergie et de toutes les ressources du télétravail à la mode suresnoise.